いざというときもスマートに対応!名刺交換のマナーと方法

いざというときもスマートに対応!名刺交換のマナーと方法

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派遣先では、派遣社員もお客様から見れば一人の立派な社員です。また、一人前の社会人として扱われるよう、

基本的なビジネスマナーはしっかり身に付けておきたいものですね☆

 

派遣会社「株式会社プロバイドジャパン」では、携帯ショップなど接客業を中心とした派遣のお仕事を数多くご紹介しています。

これまでにも、社会人として身につけたいビジネススキルである、ビジネスメールや、電話応対についてご紹介してきましたが、

今回は派遣社員には比較的機会が少ないものの、ぜひ知っておきたいビジネスマナー「名刺交換」についてご説明します。

 

◆名刺交換の基本

1対1の名刺交換は基本的に、立場が下の人から上の人に対して名刺を差し出します。

 

◎名刺交換は誰から渡せばいい?

ケース・バイ・ケースではありますが、次のような順序で名刺を手渡すことになります。

目下の人

 

目上の人

年齢が若い

年配者

役職が下の人

役職が上の人

 

ただし、年齢や地位に関わらず、ビジネスにおいては次の立場を目安に考えるとよいでしょう。

目下の人

 

目上の人

お願いをする人

お願いをされている人

お金を受け取る人

お金を支払う人

(営業などで)訪問した人

訪問された人

 

◎大人数で名刺交換する場合は?

訪れた営業先などで複数で名刺交換を行う順序としては、訪問した側の役職の上の人から名刺を交換していくことになります。

腕が交差したりしないよう、順番を待ってから名刺を差し出しましょう。

訪問した人(目下)

 

【1】あ→A、あ→B、あ→C

【2】い→A、い→B、い→C

【3】う→A、う→B、う→C

訪問された人(目上)

立場が上の人

A

立場が上の人

B

立場が下の人

C

立場が下の人

 

◎名刺交換の基本動作

・立つ……………………………………名刺交換は必ず立って行います

・テーブル等を回り込む…………………テーブル越しはNG

・整列する………………………………自社側が複数の場合

・渡す人数分を名刺入れから出す……名刺入れの下に重ねて持っておきます

・名刺を胸の高さで持つ

・自己紹介しながら名刺を差し出す……「株式会社○○の□□と申します」など軽くおじぎしながら渡す

・相手の名刺を両手で受け取る…………「頂戴いたします」「▽▽様ですね」と一言添えて

・相手の名刺を自分の名刺入れの上に置く……テーブル上なら自分から見て左ナナメ上に

・名刺をしまうタイミング………………………………相手や周りの人が名刺をしまったとき

(帰社後など)

 

●最近は同時交換が主流!

ビジネスシーンでは、どちらが目上・目下といった区別を避けたい場面もありえます。

そのため、最近では、上記をふまえつつも略式にて名刺を同時に交換することが多くなっています。

この場合は、

 

(1)自分の胸の前で、自分の名刺をのせた名刺入れを両手で持ちます

(2)右手で自分の名刺を差し出し、相手の名刺入れの上で渡します

(3)左手に持った自分の名刺入れの上で、相手の名刺を受け取ります

(4)相手が受け取ったら、相手の名刺を両手でいただくよう右手を添えます

(5)自分の胸の前で、相手の名刺を確認します

 

◎こんなポイントに注意!

・受け取るときは、相手の名刺の社名やロゴ、氏名に指がかからないよう注意!

・名前の読みがわからないとき、不安なときは、受け取ったら“すぐに”フルネームを確認しましょう。後で尋ねるのは失礼にあたります

・受け取った名刺が複数のときは、相手の名刺を名刺入れの上に重ねず、受け取った順番に名刺入れの下やフタなどに異動させ、重ねているのを見られないようにしましょう

・受け取った名刺が複数のときは、着席後は役職順に名刺を名刺入れの上、その他はテーブルへ上から並べて置きます

・テーブル上に置くところがなければ、軽く一礼したのちに名刺入れにしまいます

・交換した日付や忘れてはならないことをメモし、名刺を整理・管理しましょう

・名刺を処分するときは、情報保護のためシュレッダーにかけましょう

 

◎こんな場合は……?

相手が先に名刺を差し出してきた場合は、「申し遅れました」と言いながらすぐに自分の名刺を用意し、名刺交換を行います。

このとき、自分の名刺が相手の差し出す名刺の高さより上にならないように気をつけて。

また、相手が名刺を出すのに手間取っている場合は、急かさないように、名刺を持ったまま待つようにします。

 

名刺は常に余裕ある枚数を用意しておきましょう。

万一、足りなくなった場合や、忘れた場合などは、「申し訳ございません、ただいま名刺を切らしておりまして」と一言お断りを入れましょう。

また、自分の名刺がない場合も、相手から名刺を受け取ったら、口頭で社名や名前をお伝えし、

次の機会に名刺を自分から手渡すようにします。

 

派遣社員として事務職や接客業に従事する場合、営業職などと比べると名刺交換の機会は少ないかと思います。

しかし、いざ相手から名刺を差し出されたときに、落ち着いて名刺交換ができるよう、練習しておくといいですね!