しっかりとしたスケジュール管理でデキる社会人をめざせ!

社会人として忙しく働く中で、意識しなくてはならないのが時間の管理。

自分ではしっかりと1日の目標を立てられたつもりでも、常に予定に追われてしまうなんてことも珍しくありません。

仕事が長引いて残業してしまうと、プライベートな時間が削られてしまいます……。

社会人として忙しい毎日を乗り切り、自分の時間もしっかり確保するためには、しっかりしたスケジュール管理が必要です。

そこで今回は、株式会社プロバイドジャパンがスケジュール管理の方法とそのコツをお教えします。

しっかりと予定を管理して、周囲からデキると思われる人になりましょう☆

 

◆忙しいからこそ、時間を管理しよう

社会人になると、学生時代のように時間にルーズなままでは成り立たないことに気づくでしょう。

朝は決まった時間に起きて通勤し、遅刻はご法度。

仕事は納期までに間に合わせ、同時にいくつもの案件をこなさなくてはいけない状況も出てきます。

一人前の社会人として認められるためには、しっかりとしたスケジュールと時間の管理が必要になってくるのです。

 

◎まずは仕事に優先順位をつけよう

スケジュールを管理するためには、1日の流れの中で何が一番重要なのかをはっきりとさせることからはじめましょう。

やることが多すぎてフワッとしたままでは、1日のタスクを終わらせることは難しいです。

例えば、今日中に締め切りの仕事があれば、その作業を最優先にする必要がありますよね? 

優先度が高い仕事から順番にこなすようにスケジュールを組めば、時間を有効に使うことができますよ。

 

◎仕事の終わりから流れを逆算する

仕事に優先順位をつけたなら、それに対してどう仕事を進めていくかを考えていきましょう。

資料を作成する場合を例にすると、最初に「提出のフォーマットを決める」ことからはじめ、次に「必要な情報の収集」を行うのが効率的です。

 

◆時間をスケジュール帳で細かく管理

次は時間を管理していきます。スケジュール帳があると時間の流れを把握しやすくて便利ですよ。

国内1,200社の日用品流通の情報基盤を運営する、株式会社プラネットの調べによると、

男性の56.6%、女性の75.6%が紙の手帳やカレンダーなどを使ってスケジュール管理していることがわかりました。

この比率は20代から50代の間でも大きな差がなく、女性の4人に3人が「紙」を使ったスケジュール管理をしていることがわかります。

 

※出典:「株式会社プラネット<スケジュール管理に関する意識調査

 

◎月の予定と週の予定を書きだそう

スケジュール帳の種類にもよりますが、1ヵ月分の予定を書き込めるページがあると思います。

そこに仕事の締め切り日を書き込んでいきましょう。

次に週ごとのスケジュールを確認します。締め切りが金曜日なら、月曜日から取り掛かって水曜にチェックしてもらい、

前日の木曜には提出できる状態にしておきます。

このような流れを組むことで、1日ごとに何をすればいいのか、どこまで進めればいいのかがわかりやすくなりますよね。

時間が空いたときに少し前倒しして進めておくと、何かトラブルがあったときでも焦ることなく対処できますよ。

 

◎1日の流れは時間ごとに区切る

1日の流れを把握できたら、次は予定を15分ごとに設定していきましょう。

同じ作業の中でも、「15:00から15:15までは情報を集める時間」に、「15:15から15:30までは情報をまとめる時間」にするなど、

時間を細かく刻んでみましょう。

1時間ごとに予定を設定するよりも、15分ごとに4分割して中身を整理することで、今何をすべきかがより明確になります。

 

◎チェックリストを作って進捗を明確に

スケジュール帳には1日にやるべきことを書き出しておきましょう。

無事に達成できれば完了のチェックを付け、その日のうちに手をつけられなかった場合は翌日以降に持ち越しましょう。

次の日の予定にもチェックを付け、達成できなければずらしていく、という具合です。

チェックの付け方は自分が把握できればどんな印でもOKです!

 

◆スマホでもスケジュール管理できる!

株式会社プラネットの調べでは、24.8%の女性が電子機器を使ってスケジュール管理をしています。

スマホ(スマートフォン)にはスケジュール管理できるアプリも充実しており、無料のものから有料で手に入るものまでたくさんあります。

 

◎スケジュール管理のアプリを活用しよう

有料のアプリをはじめ、標準で搭載されているカレンダーもスケジュール帳代わりにもなるため、

新しい予定などを通勤時間中でもサクッと登録することができますよ。

無料で使える「Googleカレンダー」なら、同じアカウントでログインしているスマホとPCでスケジュールを共有できます。

ただし、仕事中にスマホで予定を確認していると、職場によっては仕事中に遊んでいると思われるかもしれないので、注意が必要です。

 

◆派遣の仕事で終業後の時間を有意義に♪

今回ご紹介したスケジュール管理の方法を身に付けることで、仕事をスムーズにこなせるようになります。

携帯ショップなどへの豊富な派遣実績を誇る株式会社プロバイドジャパンでは、派遣スタッフとして時間を有効活用できる働き方をご提案いたします。

計画的に仕事を進めてプライベートの時間も大切にしてくださいね。