デキる派遣のビジネスマナー講座~基礎メール編(1)~

デキる派遣のビジネスマナー講座~基礎メール編(1)~

プロバイドジャパン様08_デキる派遣のビジネスマナー講座~基礎メール編①~

ビジネスシーンにおいて、主要な連絡手段のひとつがメール。ビジネスだけでなく、

プライベートで家族や友人との連絡手段としても使われることが多いでしょう。

「プライベートで書き慣れているから大丈夫!」なんて思って油断していませんか? 

メールは一度送信したら削除したり書き換えたりできないことや、顔を見て直接コミュニケーション

がとれないことから思わぬ誤解を与えかねないといったリスクもあるのです。

 

今回は、デキる派遣社員のための基礎的なメールマナーをご紹介します。

メールマナーを身につけて、お仕事を円滑に効率よく進めましょう! 

 

◆ビジネスメールの基本の「き」

便利な連絡手段であるメールですが、タイミングによって使い分けることが必要です。

まずは、メールを使用する際の基本的な考え方についてご紹介します。

 

◎急ぎの場合はメールではなく電話

送ったメールは、相手がすぐに読んでくれるとは限りません。

緊急な要件の場合はメールではなく、電話を使うようにしましょう。

 

◎重要・複雑な内容はメール+電話

重要な要件や複雑な内容のときは、メールと電話をWで使いましょう。

メールを送ってから併せて電話でも確認することで、確実に相手に伝えることができ、

文字だけでは分かりづらい内容も口頭でしっかりと補うことができます。

 

◆書式の統一がビジネスマナーの第一歩

メールは簡潔に、きちんと相手に伝えることが大切です。

相手への敬意も忘れてはいけません。メールの書式は統一し、整えておきましょう。

 

◎差出人

社名・氏名・メールアドレスがきちんと表示されるように設定を!

 

◎宛先

宛先欄に表示されている相手の名称には、敬称をつけることを忘れてはいけません。

また、宛先に入れるメールアドレスは社内の方よりも、取引先などの社外の方を先に

入れるようにしましょう。ここは忘れがちなので要注意ポイントです!

 

◎本文

メールの本文こそ、気をつけるべきマナーがたくさんあります。以下を意識してメールの本文を書いてみましょう!

 

・文頭は相手の社名・部署名・肩書き・氏名

・企業名は略したりせずに正式な名称で記載

・「お世話になっております」などの簡単な挨拶の言葉で始める

・簡潔に名乗る

・一行の文字数は25~35文字を目安にする

・要件は読みやすいように簡潔にまとめる

・結びは「よろしくお願いいたします」といった簡潔な挨拶で締める

・メールの最後には、社名・部署名・住所・氏名・電話番号・メールアドレスなどの入った署名をつける

 

◆To・CC・BCCをしっかり使い分けよう

To・CC・BCCの区別もビジネスマナーとしてとても重要です。この3つの違いをご説明します!

・【To】メールを送りたい相手。必ず知らせたいメンバー

・【CC】参考までに要件を知らせておきたいメンバー

・【BCC】ToやCCの人には、同じメールを送っていることを知られたくないメンバー

 

ToとCCのメンバーのメールアドレスは表示されますが、BCCに入っている連絡先は表示されません。

 

◆顔文字、(笑)や(涙)などの記号には要注意!

顔文字や記号などはニュアンスや気持ちを伝えやすく、プライベートで使用される方はたくさんいらっしゃいますが、

これもビジネスシーンではNG! 社外はもちろん、社内の方へのメールでも使用は控えるようにしましょう。

 

簡単だと思っていても、実は奥が深いメール。

まずは基本的なマナーをおさえて、ビジネスメールをマスターしましょう!