デキる派遣のビジネスマナー講座~基礎メール編(2)~

デキる派遣のビジネスマナー講座~基礎メール編(2)~

プロバイドジャパン様09_デキる派遣のビジネスマナー講座~基礎メール編②~

携帯ショップで働く派遣社員と言えど、事務作業でのメール対応はしばしば発生します。

お客様や社外の方へメールを送るシーンもありますので、きちんとマナーを身につけておきたいですよね。

 

前回お届けしたコラムデキる派遣のビジネスマナー講座~基礎メール編(1)~に続き、

今回もビジネスマナー~基礎メール編(2)~として、ビジネスメールのマナー第2弾をご紹介します!

第1弾のコラムとあわせて、ぜひ参考にしてくださいね。

 

前回よりも少しレベルアップしたメールマナーをご紹介しますので、マナーを身につけて

派遣の仕事をさらにレベルアップさせましょう!

 

◆返信と転送の基本的なルール

メールのやりとりで欠かせないのが、返信機能。普段の携帯電話での友達や家族とのメールでも、何気なく

「返信」を利用してメールのやりとりをしていますよね。さらに、携帯メールではあまり利用する機会がない「転送」機能。

使い方やマナーをきちんと理解していないと、返信先の相手に失礼な印象を与えてしまうかもしれません。

 

ビジネスシーンにおける、気をつけてほしい「返信と転送」のルールをご紹介します。

 

◎返信

返信ボタンを押すと、件名(タイトル)には「Re:」が入ります。その際、どのメールに対して返信したのか

分かりやすくするためにも、件名は変更しないのが望ましいです。

しかし、「Re:Re:Re:」のように、いくつも重ねてしまうと非常に見にくくなりますので、その際は件名が

きちんと見えるように「Re:」はひとつ残してあとは削除しましょう。

 

 

例)

◎ Re:株式会社プロバイドジャパン お電話での件につきまして

× Re: Re: Re: Re: Re: Re: 株式会社プロバイドジャパン お電話での件につきまして

 

 

また、返信は早めにするのが基本です。自分で判断がつかない場合や、確認事項などですぐに返答できない場合は、

とりいそぎのお礼とメールを受け取った旨を返信するようにしましょう。

 

◎転送

受け取ったメールを内容はそのままに他者に送ることができるのが、「転送」機能です。

転送の場合、件名(タイトル)に「Fw:」のマークがつきます。これがついていれば、内容をそのまま転送しているという意図が

相手にも伝わりますので、件名は変えずにこのまま送るようにしましょう。

その際、もちろんメールの内容を変更するのはNGです!

 

もうひとつ気をつけたいのが、転送するときに送信者の名前や連絡先などがそのまま伝わってしまうということ。

重要な個人情報になりますので、転送しても問題がないかどうかをきちんと確認してから送信をしましょう。

 

◆データの添付

メールでは、資料やデータを添付して送信することができます。添付メールを送る際にも、

気をつけたい注意点がいくつかあるのでご紹介します。

 

◎ファイルデータの容量

データの容量によっては、メールで送ることができないこともあるので、大量のデータや大きなサイズのファイルを送る際は

要注意です。いずれも圧縮してデータを軽くし、受信しやすくしましょう。

 

容量が大きい場合は、ファイル転送サービスを利用すると便利かつ、確実にデータを送ることができます。

ただし、セキュリティ面からこのサービスを介してのデータの送受信を制限している企業もあります。

その場合は自社で別の方法を用意している可能性があるので、必ず上長に確認しましょう。

 

◆目の前の相手と同じように心を込めた対応を

メールは顔を見て話すことができないため、マナーがとても重要になってきます。

 

携帯電話やスマホを販売する接客業だからといって、基本的なビジネスマナーを身につけていなければ、

お客様や関係者から信頼されるスタッフにはなれません。

接客中の目の前にいるお客様にも、メールを送る先にいる離れた相手にも同じように心を込めた対応で、

派遣スキルを上げて行きましょう!