上手な書類整理と収納でお仕事をスムーズに♪

携帯ショップで販売スタッフとして働くと、販売・接客だけでなく、見積書や契約書など、

さまざまな関連書類を取り扱うことになります。

書類が整理できていない状態でいろんなものがゴチャゴチャ混じっていると、

必要なものがすぐに見つけられず、お客様をお待たせしてしまうことも……。

あなたは、書類整理や収納、得意ですか？

携帯ショップのお仕事を多数取り扱っている派遣会社 株式会社プロバイドジャパンが、

上手な書類整理と収納についてご紹介します。

◆整理整頓のメリット
携帯ショップに限らず、オフィスにはさまざまな書類が存在しています。

仕事がデキるデキないは、机の上を見ればわかるとよくいわれますが、

整理整頓された環境では、次のようなメリットが生まれます。

仕事がスムーズに運ばない理由、トラブルが起こりやすい理由は、

実は机の状態にあるのかもしれませんよ。

 

◎仕事に集中しやすい
きちんと片付けられた机の上は、今取り組むべき仕事に集中しやすくなります。

反対に、視界にいろいろなものがあり、無駄な情報が目から入ってくると、

集中力の低下につながります。

 

◎仕事を共有しやすい
派遣先オフィスでは、自分だけが把握しておけばよい書類というのはごくわずか。

ほとんどの書類を、周りのスタッフ全員がいざというときに取り扱えるようになっていなくてはいけません。

誰が見てもすぐに何がどこにあるのかパッとわかることが大切です。

 

◎仕事の効率UP！
片付いていない環境では、机にしろバックヤードにしろ、何かするときに必ず「探す」動作が必要になってしまいます。

片付いている環境なら、「探す」動きがないだけ素早く仕事が進められ効率アップにつながります。

 

◆やってみれば意外とカンタン♪書類整理と収納のコツ
書類整理でも品物の整理でも、片付け・整理整頓にはコツがあります。

このコツを押さえておくことで、さまざまな場面に応用ができ、いつでもスッキリと片付いた環境を作ることができますよ。

 

◎全体像を把握する
まずは机の中のものを全部出します。全体像を把握することが、整理整頓の第一歩です☆

 

◎分類する
書類や文房具など、目的や使いみち、使う場面などで分類します。

 

［書類］
フォーマットや日付でまとめることになりますが、ほとんどのショップでは、

書類のまとめ方にはルールがあるはずです。

事前に周囲のスタッフに確認し、それに合わせるようにしましょう。

もし、自分で決めなくてはならない場合は、内容や書類のタイトルで誰が見ても

わかりやすく分類します。

細かくしすぎると時間がかかるので、おおまかな分類でOK。

［文具・その他］
仕事に必要なものを、必要なだけ机に置いておくようにしましょう。

ストックはストック専用の場所に保管します。

◎順序立てて並べる
［書類］
分類ごとに集めた書類は、日付順に並べ替えます。
こちらも職場でのルールがあるかと思いますので、きちんと確認して。
誰が見てもわかる並びにすることが大切です。

◎収納・保管
［書類］
ファイルボックスやクリアホルダー、見出しインデックスなどを使って見やすく収納します。
すぐに出せるようにしておくもの、日常的に使うことはないけれど保管しておくべきもので
それに合った収納用品を選びます。
それぞれの収納用品に仮で入れてみて、使い勝手が悪いようなら、その都度、
使い方や組み合わせを見直してみるといいですね。

［文具・その他］
頻繁に使うことがないものは、ひとまとめにしておきましょう。
机の引き出しなどに細々したものを収納する場合は、箱や仕切りを使うといいですね。
そのとき、しまう物のサイズに合った仕切りを作っておきます。
大きすぎても小さすぎてもゴチャゴチャする原因になってしまいます。

◆「捨てる」は要注意！
片付けブームともいえるほど、近年はさまざまな片付け方法が登場しています。
自宅で自分のものを上手に片付けられている方もいらっしゃることでしょう。
そういった片付けのやり方で、重要とされているのが「捨てる」ことです。
しかし、職場・オフィスでの片付けでは、この「捨てる」は要注意。

 

派遣先の書類に関して「捨てる」ことには慎重になりましょう。

自分の判断で勝手に処分してしまうのは厳禁です！

取り扱う書類のパターンを十分に理解してからでないと、取り返しの付かないことになりかねません。

処分するかどうかは慣れるまで周りのスタッフにきちんと確認することが大切です。

片付けができることは、社会人として働くうえでとても重要なスキルといえます。

もちろん派遣スタッフも同じこと。株式会社プロバイドジャパンでは、

携帯ショップへの販売スタッフのお仕事を数多くご紹介しています。

しっかり整理整頓ができて片付け上手な方は、どんな派遣先でも「デキる派遣」として

一目置かれているようです。

あなたも片付けで働きやすい職場環境を作り、十分に活躍してくださいね♪