事務職の効率化を図るために出来る事とは?|プロバイドジャパン

事務の仕事は、数字で分かるような成果や評価がないため、単調になりがちかちもしれません。

その中で、やりがいや喜びを見いだすためには、目標をもち効率的に行うために自ら工夫や努力が必要となります。

どのように、事務職で効率化を図れるでしょうか?

・受身だけど、受身ではない!?

事務職はサポート的な役割を果たすため、上司や営業職の人の指示のもとで動くというイメージがあるかもしれません。

自分で何か企画することや、発信して仕事をするわけではないので、ある意味、受身で仕事をしているかたちにはなりますが、だからといって全ての業務を指示待ちで行うというわけではありません。

毎月行うべき業務を前もって進めておくことや、営業職の人が仕事をしやすいように、書類を準備しておくこと、言われる前に積極的に行えることもあります。

日々の業務を前もってこなしておけば、急な仕事の依頼や残業にも対応でき、仕事を抱え込まずにすみます。

事務職の仕事内容は受身かもしれませんが、取り組み方は受身ではなく積極的に行うことを意識すれば、効率的に働くことができ、会社にとって必要な存在、助かる人材だと思われるようになるでしょう。

 

・スキルアップで効率アップ

仕事は慣れることで、徐々に効率も良くなります。

そして、知識や技術、能力の点でスキルアップしていくなら、さらに効率良く仕事を行うことができるようになるでしょう。

特に、事務職の基本となるパソコン操作、office製品を上手く使いこなせるなら、作業効率はアップするでしょう。

MOSの資格を取得するなど、技術面でのスキルアップは役に立ちます。また、コミュニケーションスキルを身につけることも重要です。

他のスタッフからの指示を正しく理解していなければ、無駄な作業が増えてしまいます。

コミュニケーション能力が高ければ、無駄な作業をしないどころか、相手が必要とするものに目ざとくなり、前もって準備するなど気が利く仕事が行えるようになるかもしれません。

 

・出来る事務員のデスクは綺麗!?

頻繁に書類を使う事務職ですが、デスクが整理整頓され綺麗な事務員は、仕事を効率よく出来る優秀な人の証拠だと言われます。

デスクの上や引き出しの中が散らかっていると、何がどこにあるか把握できなくなり、探すだけでも時間のロスが出ることになります。

仕事の効率化を図るとは、逆に言えば無駄をなくすということです。

探す無駄、頻繁に片付ける無駄をなくすことが必要です。

その点で役に立つのは、5Sと言われる下記の点を意識しておくことです。

 

1.Seiri:整理・・・必要のないものは捨てる。無駄な物は置かない。

2.Seiton:整頓・・・置き場を決めて、いつでも取り出せるようにしておく。使いやすい場所に必要な者を置く。

3.Seisou:清掃・・・デスクやその周りの掃除を行い清潔な状態を常に意識する。

4.Seiketu:清潔・・・整理整頓され、清掃された状態を常に保つ

5.Shituke:躾・・・自分で決めた上記のルールや手順を守り、習慣にする。

 

これらを意識して守れれば、デスクを綺麗な状態に保ち、無駄な時間を作らずにすむので、仕事の効率化にもつながります。

 

単調な事務の仕事の中でも、効率よく仕事を行うことは出来ます。そのためには、受身で仕事をするのではなく積極的な取り組み方が必要です。

スキルアップすること、5Sを意識することも役に立ちます。

事務が効率的に仕事を行えるなら、自分だけでなくサポートしている共に働くスタッフの効率アップにもつながることでしょう。