職場の飲み会「幹事」もしっかりこなして”デキる社会人”に!

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職場の飲み会「幹事」もしっかりこなして”デキる社会人”に!

年末年始や年度替わりのシーズンには、職場で忘年会・新年会・歓送迎会などが開催されます。

また、プロジェクトの節目々々に懇親会や慰労会なども催されることも。

職場の飲み会は円滑なコミュニケーションに役立ちますので、自分の無理のない範囲でできるだけ積極的に参加してみましょう。

慣れてきたら「飲み会幹事」の仕事をこなして、「デキる社会人」として信頼を勝ち取る☆のもいいですね。

 

今回は、携帯ショップへの派遣実績が豊富な株式会社プロバイドジャパンが、

職場の飲み会幹事の役目について説明してみます。

 

◆職場の飲み会にはみんなが楽しめる工夫が必要

友人・知人との飲み会と違って、職場にはさまざまな年齢や背景を持つ方が在籍しています。

そのため、誰もが楽しめる飲み会にするためには少々工夫が必要です。

そこで重要になるのが、幹事の配慮。

職場の一人ひとりの顔を思い浮かべて、気分を害する人がないか気にかけながら、幹事の仕事を進めていきましょう。

 

◎職場の飲み会「幹事の仕事」と注意点

・飲み会の日時

・場所を決める

大人数でなくても、職場の飲み会の日程を調整するのは大変です。

その会のコンセプト(送別・歓迎、忘年・新年など)から、誰のスケジュールが外せないかしっかり考えて調整しましょう。

まったく予定のないまま相談しても決まりませんから、日時・場所はとりあえずの案を出して了承を取る方法がいいでしょう。

 

・お店の予約

日時が決まったら、お店の予約です。

急な人数の変化にも、できるだけ柔軟に対応できるようなお店選びやメニュー選びをしましょう。

メニューも、参加者のアレルギーの有無や好き嫌いを事前にリサーチできているとなおいいですね。

 

・事前周知

会場の場所、開催日時、会費、注意事項などを一枚の紙にまとめて事前に参加者全員に配布しておきましょう。

お店の予約がとれた時点で作成して、早めに配布するのが望ましいです。

メールでも紙でも、当日までに一人ひとりの参加者が手元で確認しやすい方法で配布しましょう。

 

・あいさつのお願い

あいさつや乾杯の音頭は、基本的に、参加者のうち役職の上の人からお願いします。

しかし、職場によって慣例があるでしょうから、詳しい人に事前に相談しておきましょう。

また、会場や日時のお知らせを配布する際に、直接口頭でお願いするようにしましょう。

当日急にお願いされると、相手も困ってしまいます。

 

・当日の役割分担

飲み会当日のさまざまな役割は、参加者が少なければ幹事自身が行ってもいいですが、

参加者が多い場合などは、何人かサポートしてもらえる人を募って役割分担をした方がいいでしょう。

当日に必要となるのは、司会進行、ゲームなど余興の進行、会計です。

これらも、会のコンセプトに添ったものになるよう企画してみましょう。

 

・当日の席決め

会場の部屋の上座・下座をしっかり確認し、席決めをします。

基本的には、上司から年功序列に上座に座わり、幹事ほかサポートスタッフが出入りしやすい下座に座ります。

あまり堅苦しいのが好まれないような会合であれば、当日、ゲームやくじ引きで席を決めてもいいかもしれませんね。

幹事側であらかじめ席を決める場合は、職場の人間関係を配慮して、みんなが気持ちよく楽しめる席決めが必要です。

 

・会計(集金・取りまとめ・支払い)

会費は飲み会が始まる前に回収しておくことが望ましいです。

お酒が入ると、支払うこと・支払ったことを忘れてしまう可能性があるからです。

また、ご祝儀(カンパ)や差し入れなどがある場合は、場が和んだころに司会進行の途中で全員にお知らせしましょう。

また、会計を任された人は、酔ってお金を紛失しないよう注意を!

 

・会計報告

飲み会の後には、料金の支払いについて、できるだけ全員に周知するようにしましょう。

メールでも文書でも構いませんが、その飲み会にかかった費用を、収入・支出をまとめたものをお知らせします。

追加で発生した料金について、不足分を誰かが出してくれた場合には、その旨をお礼の言葉とともに書き添えます。

 

このように職場の飲み会の幹事にはたくさんの仕事があります。

細部まで配慮が求められますし、終了後のアフターケアも大切です。

飲み会幹事の役割は大変なだけに、ソツなくこなせられれば、「デキるヤツ」として職場での印象もよくなることでしょう。

このときばかりは、酒を飲みすぎることなく、自分も楽しみながら、参加者みんなが楽しめる時間の演出を工夫しましょう♪